Białystok, 28.07.2026 r.
Podlaska Regionalna Organizacja Turystyczna
ul. Marii Curie-Skłodowskiej 2 lok. 203
15-950 Białystok
(Zamawiający)
ZAPYTANIE OFERTOWE
- Zapraszam do złożenia oferty na:
Wykonanie, wdrożenie oraz utrzymanie systemu informatycznego obsługującego program „Podlaski Czek Turystyczny” w ramach realizacji zadania publicznego: „Podlaski Czek Turystyczny” realizowanego przez Podlaską Regionalną Organizację Turystyczną, który współfinansowany jest ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
- Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie, wdrożenie oraz utrzymanie systemu informatycznego służącego do kompleksowej obsługi programu „Podlaski Czek Turystyczny”, obejmującego proces składania wniosków, generowania czeków, ich realizacji oraz rozliczania przez obiekty noclegowe.
System powinien być dostępny przez przeglądarkę internetową i działać na urządzeniach stacjonarnych oraz mobilnych.
A. Zakres funkcjonalny systemu
System powinien składać się z następujących modułów.
A.1. Portal programu
Portal internetowy zawierający m.in.:
- informacje o programie,
- regulamin,
- zasady ubiegania się o czek,
- wysokości dofinansowania,
- harmonogram naborów,
- odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ),
- dane kontaktowe,
- informacje o partnerach programu,
- oznakowanie zgodne z identyfikacją wizualną przekazaną przez Zamawiającego.
A.2. Moduł generowania czeków
Moduł umożliwiający:
- elektroniczne składanie wniosków,
- weryfikację wymaganych danych,
- generowanie unikalnych kodów czeków,
- nadawanie czeków zgodnie z kolejnością zgłoszeń,
- ograniczenie liczby wydawanych czeków zgodnie z pulą środków,
- automatyczne zakończenie naboru po wyczerpaniu środków,
- wysłanie potwierdzenia e-mail,
- wysłanie kodu czeku wiadomością SMS.
A.3. Baza obiektów noclegowych
Moduł obejmujący:
- prezentację obiektów uczestniczących w programie,
- wyszukiwarkę,
- mapę obiektów,
- możliwość dodawania nowych obiektów,
- możliwość edycji danych przez administratora.
A.4. Panel obiektów noclegowych
Panel umożliwiający:
- logowanie,
- przypisanie czeku do obiektu,
- weryfikację danych uczestnika,
- potwierdzenie realizacji czeku,
- składanie miesięcznych rozliczeń,
- podgląd historii realizowanych czeków.
A.5. Panel administratora
Administrator powinien posiadać możliwość:
- zarządzania użytkownikami,
- zarządzania pulą czeków,
- zarządzania edycjami programu,
- zarządzania bazą obiektów,
- przeglądania wszystkich zgłoszeń,
- wyszukiwania uczestników,
- anulowania czeków,
- eksportu danych do plików Excel/CSV,
- generowania raportów,
- prowadzenia statystyk wykorzystania programu.
Dostęp do panelu powinien być zabezpieczony loginem i hasłem.
B. Dane przetwarzane w systemie
System będzie przetwarzał dane dwóch grup użytkowników.
Obiekty noclegowe
Zakres danych obejmuje m.in.:
- nazwę obiektu,
- dane adresowe,
- dane kontaktowe,
- imię i nazwisko osoby kontaktowej,
- adres e-mail,
- numer telefonu.
Uczestnicy programu
Zakres danych obejmuje:
- imię,
- nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- województwo zamieszkania,
- informacje wymagane regulaminem programu.
Na wygenerowanym czeku umieszczane będą dane identyfikujące uczestnika oraz indywidualny numer czeku.
C. Bezpieczeństwo systemu
System powinien spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa, w szczególności:
- zgodność z przepisami RODO,
- szyfrowanie komunikacji protokołem HTTPS,
- szyfrowanie danych przechowywanych w bazie danych,
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie osobom uprawnionym,
- możliwość wycofania zgód i usunięcia danych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- prowadzenie logów systemowych,
- przechowywanie danych na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej.
D. Hosting i utrzymanie
Wykonawca zapewni:
- uruchomienie systemu na serwerze zapewniającym wysoką dostępność,
- automatyczne aktualizacje systemu oraz komponentów,
- wykonywanie automatycznych kopii zapasowych,
- monitoring poprawności działania systemu,
- usuwanie awarii.
E. Wydajność
System powinien umożliwiać jednoczesną obsługę dużej liczby użytkowników podczas uruchamiania naborów, bez pogorszenia jakości działania.
Powinien zapewniać:
- wysoką dostępność,
- odporność na zwiększony ruch,
- możliwość skalowania infrastruktury.
F. Archiwizacja danych
Po zakończeniu realizacji programu Wykonawca zapewni:
- wykonanie pełnej kopii danych,
- przekazanie archiwum Zamawiającemu,
- usunięcie danych z systemu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
G. Okres funkcjonowania
System będzie funkcjonował przez cały okres realizacji programu, w tym:
- prowadzenia naborów,
- realizacji czeków,
- rozliczania czeków,
- archiwizacji danych.
H. Wymagania dodatkowe
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca powinien zapewnić:
- instalację i konfigurację systemu,
- testy funkcjonalne,
- usunięcie błędów wykrytych przed uruchomieniem,
- szkolenie administratorów,
- przekazanie dokumentacji użytkownika oraz administratora,
- minimum 12-miesięczne wsparcie techniczne po wdrożeniu.
Kody CPV:
72212000-4 (usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego)
72263000-6 (usługi wdrażania oprogramowania)
72267000-4 (usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania)
- Termin realizacji zamówienia: okres obowiązywania umowy od 05.08.2026 r. do 21.12.2026 r.
- Wymagania wobec Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
- Posiadają doświadczenie w projektowaniu, budowie i wdrażaniu systemów informatycznych dostępnych przez przeglądarkę internetową. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi polegające na wykonaniu i wdrożeniu systemów informatycznych o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto każda.
- Dysponują personelem posiadającym kwalifikacje niezbędne do realizacji zamówienia.
- Zapewniają świadczenie wsparcia technicznego przez okres minimum 6 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, obejmującego usuwanie błędów, aktualizacje bezpieczeństwa oraz pomoc administratorom Zamawiającego.
- Posiadają wdrożone procedury zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz stosują rozwiązania zapewniające poufność, integralność i dostępność danych.
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia.
- Nie znajdują się w stanie likwidacji ani upadłości oraz nie zalegają z opłacaniem podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, chyba że uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie należności na raty.
- Sposób złożenia oferty:
Ofertę należy sporządzić w wersji papierowej lub elektronicznej, w języku polskim uzupełniając załącznik nr 1: Formularz ofertowy.
Do oferty należy dołączyć wykaz wykonanych usług wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie (np. referencje lub protokoły odbioru).
Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, przekazać w formie: osobiście, poprzez złożenie na adres: Podlaska Regionalna Organizacja Turystyczna, ul. Marii Curie-Skłodowskiej 2 lok. 203, 15-950 Białystok,
lub w formie elektronicznej: e-mail: m.grzelak@podlaskie.it nie później niż do dnia 04.08.2026 r. do godziny 13:00.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Podlaskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej do zawarcia umowy. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
- Termin i miejsce otwarcia ofert:
04.08.2026 r. godzina 14:00, biuro Podlaskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 2/203, 15-950 Białystok (II piętro).
- Warunki płatności:
- Wynagrodzenie Wykonawcy będzie miało charakter ryczałtowy i obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym wykonanie, wdrożenie, konfigurację, testy, szkolenie administratorów, utrzymanie systemu, wsparcie techniczne oraz przeniesienie autorskich praw majątkowych.
- Rozliczenie nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru końcowego potwierdzającego wykonanie usługi.
- Zamawiający dokona płatności przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury.
- Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
- W przypadku stwierdzenia wad lub niezgodności przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi w umowie lub zapytaniu ofertowym Zamawiający ma prawo wstrzymać płatność do czasu ich usunięcia i podpisania bezusterkowego protokołu odbioru.
- Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wskazaniami Zamawiającego.
- Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Marta Grzelak, tel. 85 653 77 97; e-mail: m.grzelak@podlaskie.it.
- Kryterium wyboru oferty: Najniższa cena netto.
Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz: UE.L Nr 119) zwanym dalej RODO informuję, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Podlaska Regionalna Organizacja Turystyczna reprezentowana przez Prezes Zarządu PROT z siedzibą w biurze Podlaskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 2/203, 15-950 Białystok, tel. 85 653 77 97, e-mail: biuro@podlaskie.it.
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pod adresem e-mail: iod@podlaskie.it.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z umową lub czynnościami związanymi z zawarciem umowy. Podstawą przetwarzania danych osobowych są obowiązujące przepisy prawa tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Dane nie będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa. Ponadto dane mogą być udostępnione podmiotom, z którymi Podlaska Regionalna Organizacja Turystyczna ma zawarte umowy o współpracę przy wykonywaniu zadań ustawowych i innych obowiązków prawnych, świadczącym nam obsługę informatyczną, prawną, usługi doradcze, konsultacyjne.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie organizacji i zakresu działania roszczeń cywilno-prawnych, w zależności od tego który z tych okresów nastąpi później.
- W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
- prawo do dostępu do danych osobowych,
- prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych,
- prawo do żądania usunięcia danych osobowych,
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- prawo do wniesienia sprzeciwy wobec przetwarzania danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych.
- W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne.
- Niepodanie przez Panią/Pana danych osobowych uniemożliwi zawarcie i wykonanie umowy.
- Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Załączniki:
- Formularz ofertowy.
miejscowość, dnia ……………r.
FORMULARZ OFERTOWY
- Nazwa i adres Oferenta:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- Przedmiot zamówienia:
Wykonanie, wdrożenie oraz utrzymanie systemu informatycznego obsługującego program „Podlaski Czek Turystyczny” w ramach realizacji zadania publicznego: „Podlaski Czek Turystyczny” realizowanego przez Podlaską Regionalną Organizację Turystyczną, który współfinansowany jest ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
- Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za kwotę:
- cena netto: ……………………………… zł,
- podatek VAT: ………………………….. zł,
- cena brutto: …………………………….. zł.
- Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
- Oświadczam, że spełniam warunki określone przez Zamawiającego.
- Załączniki:
- wykaz wykonanych usług wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie,
- ……………………………………,
Przy wyborze oferty decyduje najniższa cena.
……………………………
(podpis oferenta)