Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, realizacja oraz monitoring kompleksowej kampanii promocyjnej Programu „Podlaski Czek Turystyczny”, realizowanego na terenie województwa podlaskiego, której celem jest zwiększenie świadomości i zainteresowania Programem wśród jego potencjalnych i uprawnionych uczestników, promocja województwa podlaskiego jako atrakcyjnego kierunku turystycznego oraz wsparcie zainteresowania ofertą Obiektów hotelarskich uczestniczących w Programie.
Zamówienie dotyczy realizacji zadania publicznego: „Podlaski Czek Turystyczny” współfinansowanego ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
Kampania powinna mieć charakter kompleksowy i wielokanałowy, a jej działania powinny być prowadzone w sposób spójny pod względem komunikacyjnym, wizualnym i promocyjnym.
2.1. Cele kampanii
Celem kampanii jest wsparcie promocji Programu „Czek Turystyczny” oraz oferty turystycznej województwa podlaskiego.
Działania realizowane w ramach kampanii powinny służyć w szczególności:
- zwiększaniu świadomości Programu wśród jego potencjalnych uczestników;
- budowaniu zainteresowania możliwością skorzystania z Programu;
- promocji województwa podlaskiego jako atrakcyjnego kierunku turystycznego;
- wspieraniu promocji Obiektów hotelarskich uczestniczących w Programie oraz Bazy Obiektów;
- zwiększaniu zasięgu komunikacji dotyczącej Programu i oferty turystycznej regionu.
Szczegółowe priorytety kampanii, w tym zakres i intensywność komunikacji dotyczącej poszczególnych celów, zostaną określone na etapie przygotowania koncepcji kampanii, wspólnie przez Zamawiającego i Wykonawcę, z uwzględnieniem dostępnego budżetu, harmonogramu oraz rekomendacji Wykonawcy.
2.2. Odbiorcy kampanii
Kampania powinna być skierowana w szczególności do:
- potencjalnych uczestników Programu uprawnionych do otrzymania Czeku Turystycznego;
- osób planujących wypoczynek i podróże turystyczne;
- mieszkańców Polski zainteresowanych turystyką krajową;
- rodzin i grup planujących wyjazdy turystyczne;
- odbiorców zainteresowanych ofertą turystyczną województwa podlaskiego.
Wykonawca, w ramach przygotowania kampanii, przedstawi Zamawiającemu propozycję grup docelowych oraz rekomendowane kanały i formy komunikacji.
2.3. Strategia i koncepcja kampanii
W ramach zamówienia Wykonawca opracuje koncepcję kampanii promocyjnej obejmującą:
- główny przekaz komunikacyjny kampanii;
- hasło kampanii lub propozycje haseł;
- koncepcję kreatywną;
- określenie grup docelowych;
- dobór kanałów komunikacji;
- harmonogram działań;
- propozycję podziału budżetu mediowego;
- rekomendowane formaty reklamowe;
- sposób komunikowania korzyści wynikających z udziału w Programie;
- sposób prezentacji województwa podlaskiego i jego oferty turystycznej.
Koncepcja kampanii podlega akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem jej realizacji.
Wykonawca powinien zaproponować taki dobór kanałów i działań, który zapewni możliwie efektywne wykorzystanie dostępnego budżetu oraz dotarcie do wskazanych grup odbiorców.
2.4. Kampania w mediach społecznościowych i kanałach cyfrowych
Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie i realizację działań promocyjnych w mediach społecznościowych oraz prowadzenie płatnych kampanii reklamowych.
Zakres działań obejmuje w szczególności:
- opracowanie harmonogramu publikacji obejmującego terminy, tematykę oraz planowane formaty publikowanych materiałów;
- przygotowanie i publikację minimum 8 publikacji w mediach społecznościowych, w tym postów graficznych i/lub materiałów video, w okresie realizacji kampanii;
- przygotowanie kompletnych publikacji do mediów społecznościowych, obejmujących odpowiednio treść tekstową, materiały graficzne lub video oraz elementy zachęcające do skorzystania z Programu;
- przygotowanie dodatkowych materiałów graficznych i reklamowych niezbędnych do realizacji płatnych kampanii promocyjnych;
- przygotowanie krótkich materiałów video do wykorzystania w mediach społecznościowych, zgodnie z zakresem określonym w części dotyczącej produkcji materiałów video;
- dostosowanie materiałów do najważniejszych formatów wykorzystywanych w poszczególnych kanałach, w szczególności formatów pionowych i kwadratowych;
- przygotowanie kreacji przeznaczonych do płatnych kampanii reklamowych;
- konfigurację kampanii reklamowych, w tym dobór celów kampanii, grup odbiorców, lokalizacji emisji oraz podstawowych parametrów reklam;
- bieżące prowadzenie i optymalizację kampanii reklamowych w okresie ich emisji;
- monitorowanie wyników kampanii, w szczególności zasięgu, liczby wyświetleń, interakcji oraz przejść na stronę Programu;
- optymalizację grup odbiorców, budżetów, formatów i materiałów reklamowych na podstawie osiąganych wyników;
- przygotowanie komunikatów wyjaśniających zasady Programu, sposób skorzystania z Czeku Turystycznego oraz najważniejsze korzyści dla jego uczestników;
- promocję Bazy Obiektów hotelarskich uczestniczących w Programie, w tym kierowanie odbiorców do informacji o dostępnych Obiektach i ofertach;
- przygotowanie banerów internetowych oraz innych kreacji niezbędnych do realizacji zaakceptowanej kampanii;
- zapewnienie spójności przygotowanych treści i materiałów z zaakceptowaną koncepcją kreatywną kampanii oraz identyfikacją wizualną Programu.
Materiały publikowane w mediach społecznościowych powinny być dostosowane do specyfiki poszczególnych kanałów komunikacji oraz urządzeń mobilnych.
Dopuszcza się wykorzystanie w kampanii w szczególności:
- Meta Ads;
- Google Ads;
- YouTube.
Wykonawca powinien zaproponować podział budżetu reklamowego pomiędzy poszczególne kanały z uwzględnieniem ich przewidywanej skuteczności.
2.5. Minimalny zakres materiałów kampanii
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca przygotuje co najmniej:
- 8 publikacji do wykorzystania w mediach społecznościowych;
- 3 krótkie materiały video o długości do 30 sekund;
- 1 główny materiał video promujący Program „Czek Turystyczny” oraz województwo podlaskie, o długości od 30 do 60 sekund;
- podstawowe wersje materiałów dostosowane do wykorzystania w najważniejszych formatach mediów społecznościowych;
- minimum 3 materiały promujące wybrane Obiekty hotelarskie uczestniczące w Programie lub ofertę turystyczną województwa podlaskiego.
Wykonawca może zaproponować większą liczbę materiałów, jeżeli będzie to możliwe w ramach zaoferowanego budżetu i przyjętej koncepcji kampanii.
2.6. Produkcja materiałów video
W ramach kampanii Wykonawca przygotuje materiały video promujące Program „Czek Turystyczny” oraz województwo podlaskie.
Zakres produkcji powinien obejmować odpowiednio:
- opracowanie koncepcji i scenariusza;
- realizację zdjęć lub pozyskanie niezbędnego materiału;
- montaż;
- przygotowanie napisów;
- podstawową oprawę graficzną i animacyjną;
- udźwiękowienie;
- przygotowanie plików do publikacji internetowej.
Materiały video powinny prezentować zarówno Program, jak i walory turystyczne województwa podlaskiego oraz, w miarę możliwości, ofertę Obiektów hotelarskich uczestniczących w Programie.
Materiały powinny być dostosowane przede wszystkim do wykorzystania w formatach 16:9 oraz 9:16.
Liczba, długość i szczegółowy sposób realizacji materiałów video zostaną określone w ofercie Wykonawcy i zaakceptowane przez Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji, z uwzględnieniem minimalnego zakresu określonego w niniejszym zamówieniu.
2.7. Spójność komunikacji
Wszystkie działania prowadzone w ramach kampanii powinny tworzyć spójną komunikację marketingową i być zgodne z:
- identyfikacją wizualną Programu „Podlaski Czek Turystyczny”;
- wytycznymi Zamawiającego;
- zasadami oznakowania projektów i materiałów promocyjnych;
- przekazem dotyczącym Programu;
- komunikacją promującą województwo podlaskie.
Materiały wymagające akceptacji Zamawiającego powinny zostać przedstawione przed ich publikacją lub produkcją.
2.8. Działania wspierające i medialne
W ramach kampanii Wykonawca może uwzględnić również działania wspierające prowadzone poza standardową reklamą cyfrową, jeżeli będą one uzasadnione przyjętą koncepcją kampanii i dostępnym budżetem.
Działania te mogą obejmować w szczególności:
- przygotowanie informacji prasowych;
- kontakt z mediami regionalnymi lub branżowymi;
- wsparcie informacyjne publikacji dotyczących Programu;
- wykorzystanie materiałów promocyjnych podczas wydarzeń;
- inne działania komunikacyjne zaproponowane przez Wykonawcę.
Zakres tych działań powinien wynikać z zaakceptowanej koncepcji kampanii.
2.9. Koordynacja kampanii
Nad prawidłową realizacją zamówienia ze strony Wykonawcy czuwać będzie koordynator, odpowiedzialny w szczególności za:
- bieżącą współpracę z Zamawiającym;
- koordynację wszystkich działań kampanii;
- realizację harmonogramu;
- nadzór nad przygotowaniem materiałów;
- zapewnienie spójności komunikacji;
- reagowanie na potrzeby i uwagi Zamawiającego;
- monitorowanie realizacji założonych wskaźników.
Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za bieżący kontakt z Zamawiającym oraz koordynację realizacji zamówienia.
2.10. Monitoring i optymalizacja kampanii
Wykonawca będzie prowadził bieżący monitoring efektów kampanii.
Monitoring powinien obejmować w szczególności:
- analizę zasięgów;
- liczbę wyświetleń materiałów;
- liczbę interakcji;
- liczbę przejść na stronę Programu;
- wyniki kampanii reklamowych;
- analizę skuteczności poszczególnych kanałów;
- analizę zainteresowania Programem;
- monitoring publikacji medialnych, jeżeli działania takie będą prowadzone;
- analizę efektywności wykorzystania budżetu mediowego.
Wykonawca będzie dokonywał bieżącej optymalizacji kampanii w zakresie możliwym do realizacji w ramach przyjętego budżetu.
Optymalizacja może obejmować w szczególności:
- zmianę grup odbiorców;
- zmianę materiałów reklamowych;
- zmianę proporcji budżetu pomiędzy kanałami;
- zwiększenie emisji materiałów osiągających lepsze wyniki.
2.11. Zakładane wskaźniki kampanii
Wykonawca przed rozpoczęciem kampanii przedstawi Zamawiającemu prognozowane wskaźniki jej realizacji.
- Prognoza powinna obejmować co najmniej:
- przewidywany zasięg kampanii;
- liczbę wyświetleń reklam;
- liczbę wyświetleń materiałów video;
- liczbę przejść na stronę Programu;
- podstawowe wskaźniki efektywności kampanii reklamowej.
- Zakładanym efektem kampanii cyfrowej powinno być osiągnięcie co najmniej:
- 120 000 odbiorców kampanii;
- 300 000 wyświetleń materiałów reklamowych;
- 20 000 odtworzeń materiałów video;
- 2 000 przejść na stronę Programu lub Bazę Obiektów.
Wartości te mają charakter minimalnych założeń kampanii i powinny być oceniane z uwzględnieniem rzeczywistej wysokości budżetu przeznaczonego na emisję reklam oraz zaakceptowanego planu mediowego.
2.12. Raportowanie
W trakcie kampanii Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej jedną informację okresową dotyczącą przebiegu kampanii oraz rekomendacji dotyczących dalszych działań.
Informacja okresowa powinna obejmować co najmniej:
- zrealizowany zasięg;
- liczbę wyświetleń;
- liczbę interakcji;
- liczbę przejść na stronę;
- wykorzystanie budżetu reklamowego;
- najważniejsze wyniki kampanii;
- rekomendacje dotyczące dalszej optymalizacji.
2.13. Raport końcowy
Po zakończeniu kampanii Wykonawca przygotuje raport końcowy zawierający co najmniej:
- opis przeprowadzonych działań;
- wykaz wykorzystanych kanałów komunikacji;
- wykaz przygotowanych materiałów;
- zestawienie publikacji i emisji;
- osiągnięte zasięgi;
- liczbę wyświetleń materiałów reklamowych;
- liczbę odtworzeń materiałów video;
- liczbę interakcji;
- liczbę przejść na stronę Programu;
- wyniki kampanii reklamowych;
- zestawienie wykorzystania budżetu reklamowego;
- dane dotyczące zainteresowania Programem;
- podsumowanie działań medialnych, jeżeli były realizowane;
- analizę realizacji założonych celów i wskaźników;
- wnioski i rekomendacje dotyczące przyszłych działań promocyjnych.
2.14. Prawa do materiałów
Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia w formatach umożliwiających ich dalsze wykorzystanie.
W ramach wynagrodzenia Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość korzystania z przygotowanych materiałów na potrzeby promocji Programu „Podlaski Czek Turystyczny” oraz województwa podlaskiego, na zasadach określonych w umowie, w tym – w zakresie wymaganym przez Zamawiającego – przeniesienie autorskich praw majątkowych do wykonanych materiałów.
2.15. Wymagania dotyczące realizacji
Wykonawca zobowiązany jest do:
- realizacji kampanii zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego koncepcją i harmonogramem;
- zapewnienia odpowiedniej jakości technicznej i merytorycznej materiałów;
- uzyskania akceptacji Zamawiającego dla kluczowych materiałów przed ich publikacją;
- bieżącego informowania Zamawiającego o postępach w realizacji kampanii;
- niezwłocznego informowania o ryzykach mogących wpłynąć na terminową lub prawidłową realizację zamówienia;
- przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących reklamy, praw autorskich, wizerunku oraz ochrony danych osobowych.
Prosimy o przedstawienie całkowitego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym:
CENA BRUTTO : ………………….…… zł
Przy wyborze oferty decyduje najniższa cena.
Na Państwa ofertę czekamy do 06.10.2026 r.
Podlaska Regionalna Organizacja Turystyczna
Marii Curie-Skłodowskiej 2 lok. 203
15-950 Białystok
biuro@podlaskie.it